Копии документов заверенные надлежащим образом. Заверение копий документов: правила и рекомендации

Копии документов заверенные надлежащим образом. Заверение копий документов: правила и рекомендации

Копии документов заверенные надлежащим образом. Заверение копий документов: правила и рекомендации

В заверке документов через нотариуса нет ничего сложного. Достаточно принести ему оригинал документа и дождаться, пока он снимет с него ксерокопию и утвердит. Но, если оригинала документа на руках нет, можно ли заверить заверенную копию?

Причины необходимости заверки документов

Существует масса причин, почему у человека возникает необходимость заверить копии его документов у нотариуса. Это может быть его личное желание или вынужденная мера.

Заверить заверенную копию у нотариуса: реальность или сказки?

Основные причины заверки документов:

  • У человека есть необходимость постоянно носить с собой оригинал документа, но он боится потерять его. Носить с собой копию бумаги гораздо проще и легче.
  • Человеку необходимо сдать документ в инстанцию, но он не хочет расставаться с оригиналом. В качестве альтернативы отлично подойдет заверенная копия.
  • Вы не хотите, чтобы оригинал документа оказался у чужого человека в руках.

Это далеко не все причины, почему люди прибегают к заверке документов. Но можно ли заверить копии без оригинала бумаги?

Можно ли заверять копию с копии документа

Если у вас отсутствует оригинал документа, вы наверняка интересуетесь, можно ли заверять нотариально заверенную копию. Такое действие возможно, но оно имеет несколько нюансов.

Основные особенности подтверждения нотариально заверенной копии бумаги:

  1. Когда нотариус заверяет оригинал документа, он подтверждает, что все печати и подписи являются действительными и подлинными. При этом он совершенно не несет никакой ответственности за те печати и подписи, которые расположились на копированном листе. Он только подтверждает, что с оригиналом документа все в норме.
  2. При заверке копии с копии нотариус подтверждает только то, что обе бумаги являются идентичными друг другу.

На первый взгляд ничего страшного в этих нюансах нет. Но на самом деле разница колоссальная. При помощи повторно заверенной копии с копии документа у вас не получится доказать то, что печать и подпись на документе являются подлинными. Поэтому все равно придется с собой носить оригинал первоначальной копии или оригинал документа.

В связи с этим не стоит усложнять себе жизнь. Легче найти или восстановить оригинал документа, чем тратить деньги на бесполезную, по сути, процедуру. Оградите себя от лишних вопросов и проблем с выяснением, где оригинал документа или оригинал заверенной копии. Тем более что данная процедура не является бесплатной. Но, как говорится, скупой платит дважды.

Как истец, так и ответчик должны представлять в суд либо оригиналы документов, либо их заверенные копии.

Требование представлять письменные доказательства в оригинале либо заверенной копии предусмотрено ч. 2 ст. 71 ГПК РФ.

Заверенная копия документа

Заверенная копия документа – это копия, на которой содержатся необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8–2013). Какие именно реквизиты должна содержать копия зависит от способа заверения.

Важно! Судом в качестве доказательств принимаются надлежащим образом заверенные копии документов. Если суд признал копию заверенной ненадлежащим образом, то при принятии решения суд не может опираться на содержание такого документа.

Предоставление ненадлежащей копии документа может повлечь признание доказательства ненадлежащим. Закон не раскрывает, что такое «надлежащим образом заверенная копия» документа. Поэтому по большей части суды полагаются на свое внутренне мнение и убеждение.

Как правило, копии документов заверяются у нотариуса. Однако имеются альтернативные способы заверить документы для суда.

Заверение копии документа у нотариуса

Нотариальное заверение копии документа является единственным способом заверения, бесспорно гарантирующим признание судами копии документа, заверенной надлежащим образом.

При этом нотариус не подтверждает законность содержания документа и соответствие изложенных в нем фактов действительности. Цель нотариального заверения – идентичность копии оригиналу (ст.

77 Основ законодательства о нотариате).

Основной минус при обращении к нотариусу – временные и денежные затраты, особенно если необходимо заверить большой объем документов.

Заверение копии документа у руководителя организации

Руководителям организаций (директорам, начальникам отделов и прочим руководящим лицам) предоставлено право заверять копии документов.

Чтобы судом такая копия была признана надлежащим образом заверенная необходимо соблюсти следующие условия:

  1. Лицо, заверившее копию, имеет правомерный доступ к подлиннику документа (т.е. руководитель одной организации не может заверить копию документа другой организации).
  2. Копия документа должна содержать все «заверительные» реквизиты (см. ГОСТ Р 6.30–2003, Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X), а именно:
  • надпись «Верно»;
  • должность лица;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи;
  • дату заверения;
  • печать (для ИП при отсутствии печати не требуется);
  • отметку о нахождении оригинала документа (номер дела, том, страница).

Отсутствие какого-либо реквизита является основанием для признания судом копии документа заверенной ненадлежащим образом. По формальному признаку суд может не приобщать такой документ к материалам дела.

Заверение копии документа судом

Часто в суд предоставляются копии решений других судов. Если копию документа заверил суд, рисков признания ее ненадлежащей быть не может. При предоставлении такой копии важно не нарушать целостность документа (речь идет о сшивах).

Если есть возможность предоставить суду оригинал, но нет возможности приобщить документ к материалам дела, то суд в процессе судебного заседания может самостоятельно заверить копию. Для этого необходимо предоставить оригинал и копию одновременно.

Процедура обозрения судом подлинника документа представляет собой формальное сличение копии документа с текстом оригинала. При обозрении документа суд не устанавливает факты, входящие в предмет доказывания, и не пытается уяснить содержание документа. По такому же принципу заверяет нотариус.

Как правило, обозрение судом оригинала документа фиксируется в протоколе судебного заседания. Это исключает риски, связанные с представлением в материалы дела копий документов, не заверенных надлежащим образом. Представить подлинник на обозрение суду может любой участник процесса.

Рассмотрение копии документа судом

Как говорилось выше понятие «надлежащим образом заверенная копия» документа законодательно не определено. Решение судьи о принятии копии либо в отказе основывается на применяемым им подхода: формального и неформального.

Формальный подход заключается в том, что при отсутствии какого-либо заверительного реквизита является основанием для признания копии заверенное ненадлежащим образом.

Неформальный подход заключается в следующем. Судьи в основу своих решений берут простые (не заверенные) копии документов в качестве доказательств. Если такие решения впоследствии обжалуются, вышестоящие суды оставляют их в силе.

Позиция судов такова: стороной, оспаривающей документ, не представлен оригинал или копия с нетождественным содержанием.

Кроме того, суды отдельно отмечают, что заявлений о фальсификации при рассмотрении дела в суде первой инстанции не поступало.

Конечно же в большинстве случаев суды как по своей инициативе, так и по требованию других участников указывают на необходимость представления письменных доказательств, оформленных надлежащим образом.

Доверенность на заверение копий документов

Отдельное полномочие по заверению копий документов в доверенность включать не обязательно, поскольку данное полномочие не относится к специальным. При наличии сомнений суд всегда может потребовать представления оригинала документа.

Для снижения риска признания ненадлежащим представленного в копии доказательства в существующих условиях рекомендуется.

  1. Проставлять на копии документа все заверительные реквизиты.
  2. Если документ планируется заверить в суде, то до предъявления копии документа не проставлять заверительных надписей.
  3. Приобщать к материалам дела копии документов, заверенные руководителями, у которых находится оригинал (кредитными организациями, государственными органами).
  4. В случае сомнений в представленной копии, в суде первой инстанции потребовать от оппонента представить оригинал на обозрение суда. При необходимости поднять вопрос о фальсификации (подложности).

Заверить копии документов может либо нотариус, либо организация, в том числе ее кадровая служба. Вопрос в том, как правильно заверить копию?

Нотариальное заверение копий

Нотариальное заверение требуется только в случаях, прямо предусмотренных законом или подзаконными актами (п. 7 ст. 11 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ, абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Источник: https://traffgui.ru/kopii-dokumentov-zaverennye-nadlezhashchim-obrazom-zaverenie.html

Как правильно заверить копию документа: штамп «Копия верна»

Копии документов заверенные надлежащим образом. Заверение копий документов: правила и рекомендации

С лета 2018 года действует новый порядок проставления визы «копия верна». Как правильно заверить копию документа по обновлённым стандартам и не нарушить законный порядок делопроизводства? Рассказываем, что нужно знать о копиях и выписках, кто вправе их визировать и когда нужен нотариус.

Чем копия отличается от оригинала

Некоторые документы разрабатываются только в одном экземпляре, а создание второго оригинала не представляется возможным.

К ним относятся трудовая книжка, договор работника и работодателя (существует в 2 экземплярах), договор купли-продажи, приказ о приёме на работу. Однако данные из этих бумаг нужны банкам, налоговой службе и некоторым другим учреждениям.

Например, для выдачи кредита или оформлении ипотеки. Предоставить им оригинал невозможно, поэтому оформляется копия.

Заверенная копия документа — это завизированная подписью руководителя и печатью организации (при наличии) бумажная ксерокопия документа. Цель визы — гарантировать достоверность.

Копия — скопированная версия оригинального документа, чаще всего выполняется на простом копировальном аппарате. Но чтобы предупредить мошенничество, принимающие копии учреждения просят заверять их в особенном порядке. Рассмотрим, по каким правилам проходит заверение копий документов в организации и как написать всё корректно с первого раза.

Штамп «Копия верна» нужен для подтверждения подлинности копии 

Почему может потребоваться заверение копии

Копии, заверенные правильным образом, требуются гражданам и предпринимателям во множестве ситуаций:

  • получение кредита или оформление ипотеки;
  • оформление социальных пособий или материальной помощи;
  • заключение сделок с недвижимостью (в отдельных ситуациях);
  • получение наследства;
  • оформление лицензии.

Порядок заверения копий документов

Порядок заверения копий документов в действительности довольно прост, хотя и регулируется одновременно несколькими законодательными актами, один из которых и вовсе действует с 1983 года:

  • Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 № 9779-X;
  • Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-200 от 3 марта 2003 № 65-ст.

Законодательство предусматривает 2 основных варианта заверения:

Нотариальное чаще всего требуется бизнесу, а работникам достаточно простого — подписи работодателя. В отдалённых сельских поселениях, где нет нотариуса, эту функцию исполняет глава муниципалитета или его уполномоченный заместитель.

Самостоятельно заверяются те акты, которые подготовлены в самой компании: приказы и договоры. Визировать документы, которые созданы другим учреждением, правомерно только тогда, когда подлинники находятся на хранении в самой компании.

Это правило чаще всего касается трудовой книжки.

Подготовка документов

Рассмотрим общие правила заверения копий документов. Для получения заверенной копии, работник в устной или письменной форме обращается напрямую к работодателю или в отдел кадров. Письменное заявление готовится в свободной форме. Обычно проблема решается в течение одного рабочего дня, но в ряде случаев требует 2-3 дней. Для заверения нужен оригинал и его копия.

Если оригинал хранится у работодателя, он сам снимает копию, заверяет её и передаёт работнику. Подпись гражданина не требуется.

Проверьте качество подлинника. Если часть надписей стёрлась, есть подчистки или трудно читаемые фрагменты, простого ксерокопирования будет недостаточно. Копия получится некачественной, и её не примут.

Как поступить в такой ситуации? Попробуйте отсканировать подлинник, а затем распечатать скан. Качество будет лучше, а для принимающих учреждений не имеет значения, каким именно образом изготовлена копия.

Копия должна быть хорошего качества, иначе её не примут

Кто имеет право заверить копию

Право заверения внутри компании есть у:

  • руководителя/директора;
  • заместителя начальника;
  • начальника отдела кадров;
  • уполномоченного лица, если это право зафиксировано в уставных документах организации.

В случае, если у организации есть печать, подпись нужно закрепить ею. Штамп ставится таким образом, чтобы не перекрывать визу, должность и расшифровку фамилии.

Образец штампа «Копия верна» представлен на изображениях к материалу. Если юридическое лицо работает без печати, бумаги заверяются только подписью.

Учреждение, принимающее копии, должно учитывать этот нюанс и не имеет права отказывать в приёме из-за отсутствия печати.

Удостоверительная надпись

Достоверность копии подтверждается формулировкой «Верно». Если копия готовится для другой организации — например, для банка — по новым требованиям необходимо к этой надписи добавить место хранения оригинала. Таким образом, надписи на копиях одного и того же документа будут такими:

  1. Внутри своей компании: «Верно», должность и подпись лица, визирующего документ.
  2. Для другого учреждения: «Верно», «Подлинник приказа о приёме на работу/другого акта хранится в ООО «Техника», дело №03-1861 за 20.. год», а также должность и подпись ответственного составителя.

Иногда возникает вопрос: «копия верна» или «верно» — как правильно? Обновлённый ГОСТ предполагает написание «Верно», лучше использовать её. Однако другая формулировка не сделает копию недействительной. Образец, как правильно заверить документ, представлен на изображениях к материалу.

Нотариальное заверение

Нотариальное заверение копии требуется только тогда, когда об этом прямо заявлено в описании комплекта бумаг. С нотариальным заверением чаще сталкиваются предприниматели и юридические лица, например, при регистрации ООО. Но в отдельных случаях такими услугами вынуждены пользоваться и простые граждане. Например:

  • брачные контракты;
  • принятие наследства;
  • переводы документов с иностранных языков;
  • доверенности с передачей прав;
  • договоры купли-продажи недвижимости, если число собственников больше одного.

Услуги нотариуса платные, заверение одной страницы обойдётся в 1-2 тысячи рублей. Для визирования нотариусу обязательно потребуется подлинник.

Чтобы нотариус заверил документ, он должен соответствовать ряду требований

В каких случаях нотариус откажет

Нотариус может отказаться заверять документы. Причин довольно много, к самым распространённым относятся:

  1. Заявитель предоставляет документы с ламинированными поверхностями. Специалист не может проверить их подлинность, следовательно, откажется заверять.
  2. Бумаги иностранного происхождения, не легализован в соответствии с российским законодательством, написан на иностранном языке.
  3. Акты на нескольких листах, но не сшитые и не пронумерованные (проблема решается очень легко: сосчитать и сшить листы, на последнем листе наклеить ярлык с количеством листов).
  4. На подлиннике есть повреждённые фрагменты, которые трудно или невозможно прочесть. Также не заверяются бумаги с пометками и исправлениями, законность которых не подтверждена отметкой «Исправленному верить».
  5. Часть текста написана карандашом.

Если есть сомнения по поводу состояния документа и возможности завизировать его в должном порядке, лучше изначально проконсультироваться у специалиста и попробовать найти решение проблемы совместно. После проверки нотариус ставит свою печать: образец печати представлен на изображении выше.

Особенности заверения выписок из документов

В ряде случаев требуется завизировать не копию, а только отдельную выписку. Например, из устава организации, договора или постановления.

Как это сделать правильно? К выпискам не предъявляется строгих требований, большая часть их выполняется в свободной форме и даже не требует подписи руководителя.

Чтобы выписка считалась действительной, достаточно следующих рекомендаций:

  • указываются дата и регистрационный номер оригинального документа;
  • если у документа есть преамбула, она указывается в выписке без сокращений и изменений;
  • в тексте оставляют только те пункты и строки, которые имеют значение в данной ситуации, пункты указываются с оригинальными номерами;
  • указывают должность и имя лица, подписавшего основной документ.

Затем выписку заверяют штампом «Верно» и подписью составителя. В отличие от заверенных копий, визировать выписки могут не только руководители. Например, поставить штамп и свою подпись вправе секретарь, составивший выписку.

Заверение переводов

Право заверять переводные документы имеют специализированные бюро переводов. Такие есть почти в каждом регионе и работают с большинством языков. Перевод вправе осуществлять только дипломированные переводчики. Сам заявитель и нотариус не уполномочены на это. Большинство нотариусов имеют право работать с бумагами только на русском языке.

Обратите внимание, иногда требуется только перевод документа, а иногда — перевод и нотариальное заявление. Всегда уточняйте в месте предъявления, какой именно вариант им требуется.

Заключение

Новые правила заверения документов не изменили порядок визирования копий радикальным образом. В отдельных случаях — когда копию предъявляют в другую организацию — нужно указать место хранения подлинника (если это возможно сделать). Право заверения есть у руководителя, его заместителя и начальника отдела кадров. Процедура простая и не требует серьёзной предварительной подготовки.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/kak-pravilno-zaverit-kopiyu-dokumenta-shtamp-kopiya-verna.html

Правила заверения копий документов

Копии документов заверенные надлежащим образом. Заверение копий документов: правила и рекомендации

Для начала обратите свое внимание на сам документ, заверенную копию которого вы желаете получить. Он должен иметь все реквизиты, необходимые для документов подобного рода, к примеру: наименование, дата и место его составления, печать и подпись должностного лица, выдавшего документ и т.д.

Документ должен быть читаемым, оттиски печатей хорошо различимыми, в тексте должны отсутствовать подчистки и поправки (кроме тех, которые надлежащем образом заверены).

Такие элементы носят название умноженных экземпляров. Первый из них обычно печатается на бланке, после прохождения процедуры заверения становится подлинником, а остальные превращаются в копии.

Заверение и подтверждение в данном случае предполагает подписание, регистрацию, установление печати. Выписка, представленная копией элемента документа.

Распространенным на практике является процесс выписок по личным составам, используемых при формировании личного дела каждого сотрудника.

Процесс заверения копий документов организаций и ИП

Это рекомендательный документ, т.е.

он не обязателен для применения, но его требования полезно применять на практике. Согласно п.2 Указа №9779-X . нормы которого, напомним, общеобязательны – организации, предприятия и учреждения обязаны самостоятельно, без нотариуса, заверять копии, во всех случаях, кроме тех, когда закон прямо устанавливает нотариальную форму.

Если в законе содержится требование предоставить «заверенные копии», то можно предоставить как нотариальные, так и заверенные самим предприятием или организацией, если же написано «нотариальные» – только нотариальные.

Копии документов могут выдаваться как внутри организации, например, работникам, так и вне ее пределов – партнерам, контролирующим органам и т.д.

В связи с чем статья 62 действующего Трудового Кодекса РФ предусматривает следующее правило: не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником соответствующего письменного заявления работодатель обязан выдать ему копии документов, связанные с работой, например, выписку из трудовой книжки, копию приказа о приеме на работу, копию приказа о переводе на другую работу или об увольнении.

Каков порядок заверения копий документов?

Определимся, что такое электронный документ. Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ

«Об информации, информационных технологиях и о защите информации »

, электронный – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Рекомендации по порядку заверения копий документов, прилагаемых к заявлению о регистрации (перерегистрации) СМИ

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 года N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий, касающихся прав граждан» (далее — Указ Президиума Верховного Совета СССР) установлен Порядок выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан.

Поскольку в соответствии со статьей 49 Гражданского кодекса Российской Федерации юридическое лицо может иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в его учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности, нормы приведенного Указа распространяются и на юридических лиц.

Заверение копий документов: правила и рекомендации

Один из наших работников обратился с просьбой о предоставлении оригинала трудовой книжки для назначения пенсии. Должны ли мы и вправду выдать ему оригинал трудовой или можно обойтись заверенной нашей организацией копией?

По общему правилу трудовая книжка работника хранится у работодателя.

Согласно законодательству на руки этот документ выдается только при увольнении (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила), утв.

Надлежащее заверение копий документов

В п.

3.

26 указано, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Если копия не заверена в соответствии с приведенными требованиями, она считается ненадлежащей (Постановление ФАС Поволжского округа от 07.07.2011 по делу N А57-9000/2010).

Источник: http://yuridicheskayakonsulitatsiya.ru/pravila-zaverenija-kopij-dokumentov-28149/

Правила заверения документов

Для подтверждения информации, сообщаемой клиентами при заключении договора предоставляются следующие документы (по выбору):

  1. Оригиналы
  2. Нотариально заверенные копии
  3. Копии, заверенные организацией, при этом данные копии должны быть оформлены на нижеуказанных условиях.

Документы, переданные АО «ЦентрИнформ» при заключении договора, возврату не подлежат Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

  1. Руководителем юридического лица Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
  2. Главным бухгалтером Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
  3. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.) Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О.

    данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.

  4. Иным работником юридического лица. Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
    • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
    • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.

    Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.

  5. Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом). Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
    • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
    • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.

    Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Требования к печати индивидуального предпринимателя: Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

  • проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
  • должность лица, заверившего копию,
  • личная подпись лица, заверившего копию,
  • расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
  • дата заверения,
  • печать организации/ИП.
  • в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Пример Верно/Копия верна Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов Дата Печать Обратите внимание! Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

  • копия паспорта — 3-х дней
  • копии остальных документов — 1 месяца

Заверять копию документа, следуя ГОСТу, опасно?

(далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Данные рекомендации утверждены уже приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Инструкция по заверению копии документа

В некоторых ситуациях в различные государственные органы или партнерам можно предоставлять не оригинал, а копию документа.

Это особенно актуально, если оригинальный документ сложно изготовить или он есть в единственном экземпляре.

Корректно оформленная копия документа не должна ничем отличаться от оригинала, а значит, она имеет ту же силу с юридической точки зрения.

В законодательстве даже установлены специальные нормы и требования, как правильно произвести заверение копии документа. Во-первых, в ней должны содержаться все реквизиты первоначального документа (как правило, копия изготавливается снятием с оригинала путем сканирования или ксерокопирования). Это касается номера, даты и места составления и других обязательных данных.

Особенно важно наличие реквизитов для бухгалтерских документов, многие формы которых установлены законодательством и имеют набор обязательных полей для заполнения.

Копия может быть изготовлена, как на специальном бланке, так и на простом листе бумаги, особых ограничений здесь нет. Главное, чтобы вся информация на документе могла быть прочитана и однозначно истолкована.

Во-вторых, на копии обязательно должно быть написано слово «Верно». Многие компании заменяют это слово фразой «Копия верна», что также допускается.

Этот штамп или надпись от руки является обязательным реквизитом копии. Также на копии должны присутствовать следующие сведения:

  • Должность сотрудника, который заверил копию. Это может быть руководитель, его заместитель или любой другой работник организации, у кого в соответствии с внутренними документами (устав, приказ, доверенность и так далее) организации имеется право заверять копии.
  • Подпись данного сотрудника.
  • Расшифровка подписи – фамилия, имя и отчество, чтобы в последующем можно было идентифицировать сотрудника, заверившего копию документа.
  • Официальная печать организации, изготовившей оригинал.
  • Дата, когда было произведено заверение документа.

Данные реквизиты предусмотрены ГОСТом, утвердившим единые стандартные требования к оформлению документов.

В такой ситуации, она обязана поставить отметку на копии о наличии у нее оригинала. Однако такие действия требуются крайне редко. Как правило, организации заверяют только копии документов, изготовленных собственными сотрудниками.

На практике часто встречаются такие разновидности копий, как умноженные экземпляры. Они специально распечатываются на различных устройствах. При их изготовлении первый экземпляр, который был напечатан, на него были поставлены печати, он был зарегистрирован в канцелярии и так далее, считается оригиналом, а все остальные – его копиями.

Итак, в соответствии с действующим стандартами в сфере делопроизводства, документ заверяется определенным образом.

https://www.youtube.com/watch?v=npon57ga21E

Под текстом изготовленной копии должна быть размещена следующая информация:

  • Адрес организации, где хранится оригинал. Редко можно встретить на заверенной копии данную информацию, но в соответствии с действующими нормами и правилами, ее наличие является обязательным.
  • Заверительная надпись в виде слова «Верно» или фразы «Копия верна». Часто для нанесения данного реквизита изготавливается специальная печать, что существенно облегчает труд делопроизводителей.
  • Должность сотрудника, который заверил копию. Чтобы избежать проблем с партнерами или контролирующими органами при предоставлении им заверенной копии документа, рекомендуется к ней приложить приказ или доверенность, которая предоставляет работнику право осуществлять действия по заверению копий.
  • Подпись такого работника.
  • Расшифровка фамилии, имени и отчества сотрудника.
  • Дата, когда документ был заверен.
  • Печать организации.

Источник: https://civilyur.ru/pravila-zaverenija-kopij-dokumentov-92947/

Луч закона
Добавить комментарий