Обложка дела образец оформления для архива. Оформление обложки дела: важна каждая деталь

Содержание

Оформление обложки дела: важна каждая деталь
Обложка дела образец. Оформление обложки дела: важна каждая деталь
Обложка дела – образец оформления. Оформление обложки дела: важна каждая деталь
Скачать обложку дела постоянного хранения

Оформление обложки дела: важна каждая деталь

Оформление обложки дела – последний и очень важный этап формирования дела. Как сделать это правильно и не пропустить ни одной детали, расскажем в статье.

Оформление обложки дела – заключительный этап общей процедуры формирования дела.

Поскольку от того, как дело было сформировано, какие документы были в нем сгруппированы, зависит состав информации, выносимый на обложку, то необходимо описать основные моменты формирования дел и группировки в них документов.

Этому будет посвящена первая часть нашей статьи, во второй части мы подробно расскажем, как оформляется обложка дела, какие информационные блоки она содержит и как нужно их заполнять.

Как происходит формирование дел

Процедура формирования дел происходит в три этапа:

согласно утвержденной номенклатуре дел исполненные документы распределяются по делам;

внутри дела документы располагаются в определенной последовательности (тематической, хронологической, по субъектам дела и т.д.);

обложка дела оформляется согласно установленному порядку.

Если на предприятии действует централизованная форма делопроизводства, то дела формируются службой ДОУ, а если действует смешанная форма, то службой ДОУ совместно с сотрудниками тех отделов, где были созданы данные деловые бумаги.

От того насколько правильно сформировано дело, зависит правильность оформления обложки дела. Поэтому стоит напомнить эти правила:

В дело группируются деловые бумаги за один календарный год. Исключение составляют судебные и личные дела, а также деловые бумаги выборных органов.
Деловые бумаги постоянного и временного срока хранения распределяются по разным делам. Если бумаги относятся к одному вопросу и имеют разный срок хранения, то они могут быть временно объединены в одно дело.
В состав дела входит только один экземпляр каждой деловой бумаги. (Разного рода черновики, временные копии, проекты, а также бумаги, подлежащие возврату, в состав дела не включаются).
Оформление каждого компонента дела регламентируется правилами, закрепленными федеральными, региональными и локальными нормативными актами.
Инициативные письма (запросы) и ответы на них, сопроводительные письма и приложения к ним должны хранится в одном деле.
Объем завершенного дела составляет не более 250 листов. Минимальный объем папки не ограничен. Если количество бумаг больше, то дело делится на тома и части.
Существует несколько вариантов сортировки компонентов дела:
- хронологический (по порядку регистрационных номеров);
- алфавитный (по фамилиям заявителей, личные карточки сотрудников, анкеты, сводки, отчеты из разных подведомственных структур);
- тематический (по рассматриваемым вопросам).

Как документы группируются в дела

Группировка различных категорий деловых бумаг в комплексы документов осуществляется согласно правилам, учитывающих особенности каждой категории.

Распорядительные документы группируются в отдельные папки согласно их виду: приказы, распоряжения, указания, постановления, решения). Возможно уточнение разновидности приказа по автору: министерство, организация и т.д.

Как известно, приказы бывают трех типов: по личному составу, по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Каждый тип приказа формирует отдельное дело.

Протоколы заседаний группируются в папки по критерию авторства протокола (коллегия, совещание, совет директоров и т.д.), внутри папки они сортируются по дате и порядковому номеру.

Как правило протоколы заседаний готовятся на основании других деловых бумаг: проект решения, повестка дня, доклад. Эти бумаги также помещаются в папку с протоколами в последовательности решаемых вопросов.

Утвержденные планы и отчеты группируются в папки отдельно от проектных и расчетных документов по ним.

Обратите внимание, что планы и отчеты группируются в папки согласно их содержанию, а не времени разработки и утверждения. Поясним на примере:

Отчет за 2016 год, составленный в 2017 году, должен быть подшит в дело 2016 года, а не 2017-го.

План на 2017 год, составленный в 2016 году, – в дело 2017 года.

Если план является перспективным, то он относится к году начала его действия, в свою очередь отчет о реализации такого плана – к последнему году его действия.

Порядок расположения компонентов отчета является систематическим.

Лицевые счета работников по зарплате группируются в отдельные папки. Внутри дела они сортируются по фамилиям в алфавитном порядке.

Статистическая документация, которая накапливается в ходе управленческой деятельности может группироваться отдельно, а может – вместе с другими бумагами по данному вопросу.

Например, в папке находится отчет предприятия по основной деятельности за 2017 год. Целесообразно включить в эту папку все виды аналитических и статистических отчетов, иллюстрирующих деятельность предприятия за текущий период.

Переписка также составляет отдельный блок документации. Вопрос, решаемый в ходе переписки представлен в папке в хронологической последовательности: от самых первых бумаг, ставящих проблему до более поздних.

Справка

Личные дела имеют свою особую последовательность расположения составляющих компонентов:

внутренняя опись компонентов дела;
заявление о приеме на работу;
анкета;
автобиография;
документы, подтверждающие образование;
выписки из распорядительных документов о назначении;
дополнительные материалы (справки и другие бумаги).

Трудовые договорыи личные карточки формируются в отдельные дела и не включаются в личные дела. Порядок сортировки договоров внутри папки – алфавитный.

Документы подведомственных организаций, которые поступили в вышестоящую структуру, формируются в отдельные дела. Для каждой организации – своя папка.

Другой вариант – деловые бумаги одного вида, относящиеся к подведомственным структурам, группируются в отдельную папку. Примером может служить папка годовых отчетов филиалов о реализации товара.

Подробнее обо всех тонкостях и нюансах формирования дел и группировки деловых бумаг в папках читайте в статье Правила формирования дел.

Как оформляется обложка дела

Когда дело сформировано, все его внутренние компоненты сгруппированы и папка готова к передаче в архив, происходит финальное оформление обложки дела. В обязательном порядке обложка должна содержать:

Название структурного подразделения;

Номер тома или части дела (если дело состоит из нескольких томов или частей);

Срок хранения. Если дело относится к категории постоянного хранения, то на нем ставиться надпись: “Хранить постоянно”

Количество листов дела. Данная информация должна соответствовать данным, представленным на листе-заверителе, находящимся внутри папки);

Крайние даты компонентов дела (они определяются следующим образом: дата самой ранней бумаги является первой крайней датой, дата последней по времени бумаги является второй крайней датой).

Справка

Обратите внимание

Организация или отдел за период, к которому относятся бумаги, входящие в состав дела, могла изменить свое наименование. В таком случае старое наименование компании заключается в скобки, а под ним дается новое наименование.
Иногда возникает необходимость в качестве приложения включить в состав папки бумаги, выходящие за крайние даты. В таком случае, под строкой “Крайние даты” делается следующая запись: «в деле имеются документы за… год(ы)».
Если папка содержит годовые планы или отчеты, то в ее заголовке уже будет указание на год. В таких папках даты могут не указываться.
Обычно на обложку дела переносится заголовок, взятый из номенклатуры дел предприятия.
Если возникает необходимость, в него могут быть внесены уточнения (номера протоколов или приказов).
В том случае, если дело состоит из нескольких томов или частей, то общий заголовок должен присутствовать на каждом томе.
Если в папке содержатся копии деловых бумаг, то в заголовке должно быть это указано. Специальных указаний на подлинность деловых бумаги делать не следует.
Если дела, сформированные на вашем предприятии, впоследствии будут переданы в государственный или муниципальный архивы, то на обложке дела необходимо предусмотреть место для названия того архива, в который бумаги будут переданы.
Формирование дел и оформление обложки осуществляется после окончания того календарного года, в который они были созданы. Передача дел в архив предприятия происходит в соответствии с описью дел.

Подробнее о том, как подготовить дело для передачи в архив организации, с примерами оформления и ответами на частые вопросы читайте в статье: “Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел”

Скачать чистый бланк >>>

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211069-oformlenie-oblojki-dela-17-m9

Обложка дела образец. Оформление обложки дела: важна каждая деталь

Из статьи вы узнаете:

Оформление обложки дела – заключительный этап общей процедуры формирования дела.

Как документы группируются в дела

Как оформляется обложка дела

Название организации;

Название структурного подразделения;

Индекс дела;

Номер тома или части дела (если дело состоит из нескольких томов или частей);

Обложкадела постоянного, временного (свыше10-ти лет) хранения и по личному составуоформляется согласно приложению 3 .

Наобложке дела указываются:

Наименование структурного подразделенияорганизации и его подчиненность;

Наименование отдела;

Номер дела (тома) по номенклатуре дела;

Заголовок дела;

Дата дела (крайние даты документов,помещенных в дело);

Количество листов в деле;

Срок хранения дела.

Обложкадела оформляется черными чернилами илитушью.

Приизменении наименования организации,структурного подразделения (егоподчиненности) или наименования отделав течение периода, охватываемогодокументами дела, на обложке дописываетсяновое наименование организации,структурного подразделения или отдела,проставляется дата, а прежнее наименованиезаключается в скобки.

Заголовокдела на обложке переносится из номенклатурыдел организации, согласованной сЭкспертно-проверочной комиссией(экспертной комиссией) архивнойорганизации *.

*Учреждение Федеральной архивной службы,орган управления архивным делом субъектовРоссийской Федерации (соответствующийобластной или республиканский архивныйорган)

Взаголовках дел, содержащих копиидокументов (приказы, постановлениявышестоящих организаций, протоколысовещаний в вышестоящей организации ит.п.), указывается их копийность.Подлинность документов дела в заголовкене оговаривается.

Наобложках дела обязательно указываетсядата дела:

Для дел, содержащих приказы, постановления,протоколы, датами дела являются датыподписания или утверждения самогораннего и самого позднего документа;

Для дел, содержащих переписку, датойначала дела является дата поступленияпервого входящего или дата первогоисходящего документа, а датой окончания- дата самого последнего входящего илиисходящего документа;

Датой личного дела являются датыподписания приказов о приеме и увольнениилица, на которое оно заведено;

Датой дел, содержащих лицевые счетасотрудников организации, личные делауволенных сотрудников, и дел, содержащихпланы и отчеты, является год заведениядела.

Датыприложения к документам не принимаютсяво внимание.

Еслив дело включены документы, дата которыхне совпадает с датой дела, то под графой«Дата дела» делается запись: «В делеимеются документы за ______ год(ы)».

Обязательнымреквизитом обложки дела являетсяуказание количества листов в деле,которое проставляется на основаниилиста-заверителя дела (п. 2.5).

Реквизит«Срок хранения дела» оформляется всоответствии с номенклатурой делорганизации.

Накорешке обложки дела указывается индексдела по номенклатуре дел, номер тома игод его формирования.

Номертома указывается только в том случае,если заведено более одного тома. Приэтом после номера тома в скобкахуказывается количество заведенныхтомов.

Работа с электронными документами

Всеоперации, осуществляемые с электроннымидокументами при передаче на архивноехранение, должны быть документированы.Электронный документ – это документ,созданный с использованием носителейи способов записи, обеспечивающихобработку его информации на компьютере.Создаваемые в деятельности организацииэлектронные документы подлежат передачев установленном порядке на архивноехранение.

Архивыорганизаций осуществляют приемэлектронных документов, обеспечиваютих сохранность, учет, отбор и использование,а также подготовку и передачу нагосударственное хранение.

На хранениепринимаются как отдельные документы,так и их комплексы, коллекции документов,а также документы в составе фондоворганизаций или физических лиц -источников комплектования архива,имеющих реквизиты, позволяющие ихидентифицировать.

Местохранения электронных документовопределяет руководитель организации.Они могут храниться в архиве организацииили в специализированном подразделении,в состав которого могут входить:магнитотека, служба по внедрению исопровождению методов и средствавтоматизированного ведения документов,технологическая служба.

Обязательнымиусловиями архивного хранения электронныхдокументов являются:

Наличие в архиве аппаратно-программногооснащения для хранения, копирования ивоспроизведения электронных документов,их перезаписи в новые форматы в связис развитием программного обеспечения,передачей информации по каналам связи;

Обеспечение доступа к информации поустановленным категориям пользователей,а также обеспечение защиты информацииот несанкционированного доступа (путемприменения соответствующих техническихсредств и правовых норм);

Обеспечение режима хранения электронныхдокументов, исключающих их утрату илиискажение.

Источник: https://buhconsul.ru/oblozhka-dela-obrazec-oformlenie-oblozhki-dela-vazhna-kazhdaya/

Обложка дела – образец оформления. Оформление обложки дела: важна каждая деталь

Оформление дела на хранение подразумевает, в числе прочего, и оформление его титульного листа. Что писать на обложке тома? Какая краткая информация о деле понадобится через 10, 15, 50 лет? В этой статье можно скачать файл обложки дела, а также образец ее заполнения. Форма соответствует новым , изданным в 2015 году.

Обложки получают дела, которые принято оформлять полностью. О разнице между полным и частичным оформлением дел рассказывается в . Обложка наклеивается на бумажный том дела. Рекомендуется использовать при этом не клей-карандаш, а качественный жидкий ПВА: он надежнее.

Титульный лист дела: образец и форма

Посмотрим на образец заполнения титульного листа дела (все картинки кликабельны):

Объяснять тут практически нечего, с заполнением полей справится даже начинающий архивариус. Отметим только, что в архиве организации верхняя строка не заполняется. Если (или когда) дело будет передано в архив, ее заполнят от руки. В поле «Хранить» желательно указывать не только положенное по перечням количество лет, но и тот год, когда дело можно уничтожить. К это не относится.

Небольшая таблица внизу называется «архивный шифр дела» и расшифровывается так:

Ф. № – номер фонда, к которому относится дело (не заполняется, если организация не учитывает свои фонды);

Оп. № – номер , в которую внесен этот том (не заполняется, если не ведутся описи);

Д. № — номер дела по , который тоже не заполняется, если компания умудрилась дойти до оформления дел без номенклатуры. В делах постоянного хранения и по личному составу здесь указывается порядковый номер дела по описи.

Docx, 15 кБ

Титульный лист электронного дела

Если организация помещает в свой архив электронные дела на дисках, то титульный лист дела оформляется по той же форме с одной лишь поправкой: вместо количества листов дела указывается его объем.

Скачать обложку дела постоянного хранения

Оформление обложки дел Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела.

На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения: & название организации; & название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось; & индекс дела по номенклатуре дел; & заголовок дела; & срок хранения дела или надпись «Хранить постоянно» (переносятся из номенклатуры дел). На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименова-ния государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. При изменении наименования организации(структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наимено-вание организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Образец обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в федеральном архиве

N __________________ ¦ ¦ ¦ ¦Оп.

N _________________ ¦ ¦ ¦ ¦Д. N __________________ ¦ —————————

Помощь юриста на сайте

Составим качественно юридический документ
Задайте вопрос и получите ответ в течение 10 минут
Специализируемся во всех областях права

Спросить юриста Договоры по группам Договоры по тегам Цитата на века Признаваясь в мелких недостатках, мы тем самым стараемся убедить окружающих в том, что у нас нет крупных.

Дела постоянного хранения

Данный Перечень был утвержден приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 №558.

Некоторые из таких документов, для которых Перечнем установлен постоянный срок хранения, приведены в таблице.

Наименование документа	Вид документа
Положения о структурных подразделениях и подразделениях в составе структурных подразделений	Разработанные и утвержденные в организации
Доверенности	Выданные руководителем, подтверждающие полномочия представлять интересы организации, генеральные доверенности на право управления имуществом
Структурные схемы организации управления и пояснительные записки к ним	Разработанные и утвержденные в организации
Штатные расписания	Разработанные и утвержденные в организации
Номенклатуры дел (типовые и примерные) и должностей, классификаторы дел и документов	Разработанные и утвержденные в организации
Акты приема-передачи с приложениями	Составленные в случае смены руководителя
Справки, сводки, информационные и докладные записки	Касающиеся основной (профильной) деятельности организации
Положения о лицензировании отдельных видов деятельности и перечни видов лицензируемой деятельности	Разработанные и утвержденные в организации
Реестры акционеров, выписки из реестров акционеров, реестры владельцев ценных бумаг	Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
Докладные записки, справки, акты отчеты по проверкам организации	По профильным направлениям деятельности компании
Обращения граждан	Жалобы на серьезные недостатки и случаи коррупции, предложения творческого характера
Описи дел	Постоянного хранения, утвержденные

Кроме этих документов в отдельные дела постоянного также подшиваются, например: учредительные, уставные и регистрационные документы организации; распорядительные документы предприятия; годовые программы и отчеты, в том числе сводные, отчеты в ФНС и внебюджетные фонды, а также бухгалтерские балансы.

Обложка дела – образец оформления

Приведенный ниже образец используется в полном объеме при оформлении обложки дела, все его элементы для заполнения являются обязательными. ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ГОРКА» (ОАО «Горка»)

Переписка с Администрацией Гатчинского района по основным вопросам деятельности организации 11 января 2013 г. ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ОТЛИВ» (ООО «Отлив»)

17 июня 2008 г.

09 августа 2014 г. На 57 листах Хранить 75 лет ЭПК ст.

Оформление обложки дела: важна каждая деталь

Если на предприятии действует централизованная , то дела формируются службой ДОУ, а если действует смешанная форма, то службой ДОУ совместно с сотрудниками тех отделов, где были созданы данные деловые бумаги.

Поэтому стоит напомнить эти правила:

В дело группируются деловые бумаги за один календарный год.

Исключение составляют судебные и , а также деловые бумаги выборных органов. Деловые бумаги постоянного и временного распределяются по разным делам.

Если бумаги относятся к одному вопросу и имеют разный срок хранения, то они могут быть временно объединены в одно дело. В состав дела входит только один экземпляр каждой деловой бумаги.

Образец титульного листа (обложки) дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

N ____________________¦ ¦Оп. N ____________________¦ ¦Д. N ____________________¦ —————————-

Помощь юриста на сайте

Составим качественно юридический документ
Задайте вопрос и получите ответ в течение 10 минут
Специализируемся во всех областях права

. Сайт-помощник по составлению различных договоров.

Шаблоны и бланки. Всё готово, от вас — вставить в редакторе свои данные и распечатать. Если у вас есть шаблон, который бы вы хотели разместить здесь, воспользуйтесь обратной связью. |

Картонная обложка для дел постоянного хранения

Желтая полоса – обычный двусторонний скотч.

Он будет держать крышку на обороте. Приступаем к работе. Пробиваем обе крышки дыроколом. Листы тома у меня уже готовы, но еще не сшиты.

Складываем наше дело. Снизу вверх: нижняя крышка, листы дела, верхняя крышка.

Сшиваем как обычно в 4 прокола. Вот как выглядит картонная обложка сшитого тома с лицевой стороны: Вот как с оборотной: Теперь отворачиваем назад широкое поле из бумвинила. Снимаем защитную бумажку с двустороннего скотча и приклеиваем наш корешок с оборотной стороны.

Вот что получается. Это – оборотная сторона: Так выглядит дело с лицевой стороны.

Обратите внимание – картонная обложка уже расчерчена, ее можно .

Необязательно распечатывать и наклеивать титульный лист.

Дело в раскрытом виде. Сшитый том свободно открывается, можно читать, можно ксерокопировать. Для дела постоянного хранения такую обложку можно назвать лучшим решением.