Обложка дела образец оформления для архива. Оформление обложки дела: важна каждая деталь

Оформление обложки дела: важна каждая деталь

Обложка дела образец оформления для архива. Оформление обложки дела: важна каждая деталь

Оформление обложки дела – последний и очень важный этап формирования дела. Как сделать это правильно и не пропустить ни одной детали, расскажем в статье.

Оформление обложки дела – заключительный этап общей процедуры формирования дела.

Поскольку от того, как дело было сформировано, какие документы были в нем сгруппированы, зависит состав информации, выносимый на обложку, то необходимо описать основные моменты формирования дел и группировки в них документов.

Этому будет посвящена первая часть нашей статьи, во второй части мы подробно расскажем, как оформляется обложка дела, какие информационные блоки она содержит и как нужно их заполнять.

Как происходит формирование дел

Процедура формирования дел происходит в три этапа:

согласно утвержденной номенклатуре дел исполненные документы распределяются по делам;

 

внутри дела документы располагаются в определенной последовательности (тематической, хронологической, по субъектам дела и т.д.);

 

обложка дела оформляется согласно установленному порядку.

Если на предприятии действует централизованная форма делопроизводства, то дела формируются службой ДОУ, а если действует смешанная форма, то службой ДОУ совместно с сотрудниками тех отделов, где были созданы данные деловые бумаги.

От того насколько правильно сформировано дело, зависит правильность оформления обложки дела. Поэтому стоит напомнить эти правила:

  1. В дело группируются деловые бумаги за один календарный год. Исключение составляют судебные и личные дела, а также деловые бумаги выборных органов.
     
  2. Деловые бумаги постоянного и временного срока хранения распределяются по разным делам. Если бумаги относятся к одному вопросу и имеют разный срок хранения, то они могут быть временно объединены в одно дело.
     
  3. В состав дела входит только один экземпляр каждой деловой бумаги. (Разного рода черновики, временные копии, проекты, а также бумаги, подлежащие возврату, в состав дела не включаются).
     
  4. Оформление каждого компонента дела регламентируется правилами, закрепленными федеральными, региональными и локальными нормативными актами.
     
  5. Инициативные письма (запросы) и ответы на них, сопроводительные письма и приложения к ним должны хранится в одном деле.
     
  6. Объем завершенного дела составляет не более 250 листов. Минимальный объем папки не ограничен. Если количество бумаг больше, то дело делится на тома и части.
     
  7. Существует несколько вариантов сортировки компонентов дела:
    • хронологический (по порядку регистрационных номеров);
    • алфавитный (по фамилиям заявителей, личные карточки сотрудников, анкеты, сводки, отчеты из разных подведомственных структур);
    • тематический (по рассматриваемым вопросам).

Как документы группируются в дела

Группировка различных категорий деловых бумаг в комплексы документов осуществляется согласно правилам, учитывающих особенности каждой категории.

Распорядительные документы группируются в отдельные папки согласно их виду: приказы, распоряжения, указания, постановления, решения). Возможно уточнение разновидности приказа по автору: министерство, организация и т.д.

Как известно, приказы бывают трех типов: по личному составу, по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Каждый тип приказа формирует отдельное дело.

Протоколы заседаний группируются в папки по критерию авторства протокола (коллегия, совещание, совет директоров и т.д.), внутри папки они сортируются по дате и порядковому номеру.

Как правило протоколы заседаний готовятся на основании других деловых бумаг: проект решения, повестка дня, доклад. Эти бумаги также помещаются в папку с протоколами в последовательности решаемых вопросов.

Утвержденные планы и отчеты группируются в папки отдельно от проектных и расчетных документов по ним.

Обратите внимание, что планы и отчеты группируются в папки согласно их содержанию, а не времени разработки и утверждения. Поясним на примере:

Отчет за 2016 год, составленный в 2017 году, должен быть подшит в дело 2016 года, а не 2017-го.

План на 2017 год, составленный в 2016 году, – в дело 2017 года.

Если план является перспективным, то он относится к году начала его действия, в свою очередь отчет о реализации такого плана – к последнему году его действия.

Порядок расположения компонентов отчета является систематическим.

Лицевые счета работников по зарплате группируются в отдельные папки. Внутри дела они сортируются по фамилиям в алфавитном порядке.

Статистическая документация, которая накапливается в ходе управленческой деятельности может группироваться отдельно, а может – вместе с другими бумагами по данному вопросу.

Например, в папке находится отчет предприятия по основной деятельности за 2017 год. Целесообразно включить в эту папку все виды аналитических и статистических отчетов, иллюстрирующих деятельность предприятия за текущий период.

Переписка также составляет отдельный блок документации. Вопрос, решаемый в ходе переписки представлен в папке в хронологической последовательности: от самых первых бумаг, ставящих проблему до более поздних.

Справка

Личные дела имеют свою особую последовательность расположения составляющих компонентов:

  1. внутренняя опись компонентов дела;
  2. заявление о приеме на работу;
  3. анкета;
  4. автобиография;
  5. документы, подтверждающие образование;
  6. выписки из распорядительных документов о назначении;
  7. дополнительные материалы (справки и другие бумаги).

Трудовые договорыи личные карточки формируются в отдельные дела и не включаются в личные дела. Порядок сортировки договоров внутри папки – алфавитный.

Документы подведомственных организаций, которые поступили в вышестоящую структуру, формируются в отдельные дела. Для каждой организации – своя папка.

Другой вариант – деловые бумаги одного вида, относящиеся к подведомственным структурам, группируются в отдельную папку. Примером может служить папка годовых отчетов филиалов о реализации товара.

Подробнее обо всех тонкостях и нюансах формирования дел и группировки деловых бумаг в папках читайте в статье Правила формирования дел.

Как оформляется обложка дела

Когда дело сформировано, все его внутренние компоненты сгруппированы и папка готова к передаче в архив, происходит финальное оформление обложки дела. В обязательном порядке обложка должна содержать:

Название структурного подразделения;

Номер тома или части дела (если дело состоит из нескольких томов или частей);

Срок хранения. Если дело относится к категории постоянного хранения, то на нем ставиться надпись: “Хранить постоянно”

Количество листов дела. Данная информация должна соответствовать данным, представленным на листе-заверителе, находящимся внутри папки);

Крайние даты компонентов дела (они определяются следующим образом: дата самой ранней бумаги является первой крайней датой, дата последней по времени бумаги является второй крайней датой).

Справка

Обратите внимание

  1. Организация или отдел за период, к которому относятся бумаги, входящие в состав дела, могла изменить свое наименование. В таком случае старое наименование компании заключается в скобки, а под ним дается новое наименование.

     

  2. Иногда возникает необходимость в качестве приложения включить в состав папки бумаги, выходящие за крайние даты. В таком случае, под строкой “Крайние даты” делается следующая запись: «в деле имеются документы за… год(ы)».

     

  3. Если папка содержит годовые планы или отчеты, то в ее заголовке уже будет указание на год. В таких папках даты могут не указываться.
     
  4. Обычно на обложку дела переносится заголовок, взятый из номенклатуры дел предприятия.

    Если возникает необходимость, в него могут быть внесены уточнения (номера протоколов или приказов).
     

  5. В том случае, если дело состоит из нескольких томов или частей, то общий заголовок должен присутствовать на каждом томе.

     

  6. Если в папке содержатся копии деловых бумаг, то в заголовке должно быть это указано. Специальных указаний на подлинность деловых бумаги делать не следует.

     

  7. Если дела, сформированные на вашем предприятии, впоследствии будут переданы в государственный или муниципальный архивы, то на обложке дела необходимо предусмотреть место для названия того архива, в который бумаги будут переданы.
     
  8. Формирование дел и оформление обложки осуществляется после окончания того календарного года, в который они были созданы. Передача дел в архив предприятия происходит в соответствии с описью дел.

Подробнее о том, как подготовить дело для передачи в архив организации, с примерами оформления и ответами на частые вопросы читайте в статье: “Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел”

Скачать чистый бланк >>>

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211069-oformlenie-oblojki-dela-17-m9

Обложка дела образец. Оформление обложки дела: важна каждая деталь

Обложка дела образец оформления для архива. Оформление обложки дела: важна каждая деталь

Оформление обложки дела – последний и очень важный этап формирования дела. Как сделать это правильно и не пропустить ни одной детали, расскажем в статье.

Из статьи вы узнаете:

Оформление обложки дела – заключительный этап общей процедуры формирования дела.

Поскольку от того, как дело было сформировано, какие документы были в нем сгруппированы, зависит состав информации, выносимый на обложку, то необходимо описать основные моменты формирования дел и группировки в них документов.

Этому будет посвящена первая часть нашей статьи, во второй части мы подробно расскажем, как оформляется обложка дела, какие информационные блоки она содержит и как нужно их заполнять.

Как документы группируются в дела

Группировка различных категорий деловых бумаг в комплексы документов осуществляется согласно правилам, учитывающих особенности каждой категории.

Как оформляется обложка дела

Когда дело сформировано, все его внутренние компоненты сгруппированы и папка готова к передаче в архив, происходит финальное оформление обложки дела. В обязательном порядке обложка должна содержать:

Название организации;

Название структурного подразделения;

Индекс дела;

Номер тома или части дела (если дело состоит из нескольких томов или частей);

Обложкадела постоянного, временного (свыше10-ти лет) хранения и по личному составуоформляется согласно приложению 3 .

Наобложке дела указываются:

Наименование структурного подразделенияорганизации и его подчиненность;

Наименование отдела;

Номер дела (тома) по номенклатуре дела;

Заголовок дела;

Дата дела (крайние даты документов,помещенных в дело);

Количество листов в деле;

Срок хранения дела.

Обложкадела оформляется черными чернилами илитушью.

Приизменении наименования организации,структурного подразделения (егоподчиненности) или наименования отделав течение периода, охватываемогодокументами дела, на обложке дописываетсяновое наименование организации,структурного подразделения или отдела,проставляется дата, а прежнее наименованиезаключается в скобки.

Заголовокдела на обложке переносится из номенклатурыдел организации, согласованной сЭкспертно-проверочной комиссией(экспертной комиссией) архивнойорганизации *.

*Учреждение Федеральной архивной службы,орган управления архивным делом субъектовРоссийской Федерации (соответствующийобластной или республиканский архивныйорган)

Взаголовках дел, содержащих копиидокументов (приказы, постановлениявышестоящих организаций, протоколысовещаний в вышестоящей организации ит.п.), указывается их копийность.Подлинность документов дела в заголовкене оговаривается.

Наобложках дела обязательно указываетсядата дела:

Для дел, содержащих приказы, постановления,протоколы, датами дела являются датыподписания или утверждения самогораннего и самого позднего документа;

Для дел, содержащих переписку, датойначала дела является дата поступленияпервого входящего или дата первогоисходящего документа, а датой окончания- дата самого последнего входящего илиисходящего документа;

Датой личного дела являются датыподписания приказов о приеме и увольнениилица, на которое оно заведено;

Датой дел, содержащих лицевые счетасотрудников организации, личные делауволенных сотрудников, и дел, содержащихпланы и отчеты, является год заведениядела.

Датыприложения к документам не принимаютсяво внимание.

Еслив дело включены документы, дата которыхне совпадает с датой дела, то под графой«Дата дела» делается запись: «В делеимеются документы за ______ год(ы)».

Обязательнымреквизитом обложки дела являетсяуказание количества листов в деле,которое проставляется на основаниилиста-заверителя дела (п. 2.5).

Реквизит«Срок хранения дела» оформляется всоответствии с номенклатурой делорганизации.

Накорешке обложки дела указывается индексдела по номенклатуре дел, номер тома игод его формирования.

Номертома указывается только в том случае,если заведено более одного тома. Приэтом после номера тома в скобкахуказывается количество заведенныхтомов.

Работа с электронными документами

Всеоперации, осуществляемые с электроннымидокументами при передаче на архивноехранение, должны быть документированы.Электронный документ – это документ,созданный с использованием носителейи способов записи, обеспечивающихобработку его информации на компьютере.Создаваемые в деятельности организацииэлектронные документы подлежат передачев установленном порядке на архивноехранение.

Архивыорганизаций осуществляют приемэлектронных документов, обеспечиваютих сохранность, учет, отбор и использование,а также подготовку и передачу нагосударственное хранение.

На хранениепринимаются как отдельные документы,так и их комплексы, коллекции документов,а также документы в составе фондоворганизаций или физических лиц -источников комплектования архива,имеющих реквизиты, позволяющие ихидентифицировать.

Местохранения электронных документовопределяет руководитель организации.Они могут храниться в архиве организацииили в специализированном подразделении,в состав которого могут входить:магнитотека, служба по внедрению исопровождению методов и средствавтоматизированного ведения документов,технологическая служба.

Обязательнымиусловиями архивного хранения электронныхдокументов являются:

Наличие в архиве аппаратно-программногооснащения для хранения, копирования ивоспроизведения электронных документов,их перезаписи в новые форматы в связис развитием программного обеспечения,передачей информации по каналам связи;

Обеспечение доступа к информации поустановленным категориям пользователей,а также обеспечение защиты информацииот несанкционированного доступа (путемприменения соответствующих техническихсредств и правовых норм);

Обеспечение режима хранения электронныхдокументов, исключающих их утрату илиискажение.

Источник: https://buhconsul.ru/oblozhka-dela-obrazec-oformlenie-oblozhki-dela-vazhna-kazhdaya/

Обложка дела – образец оформления. Оформление обложки дела: важна каждая деталь

Обложка дела образец оформления для архива. Оформление обложки дела: важна каждая деталь

Оформление дела на хранение подразумевает, в числе прочего, и оформление его титульного листа. Что писать на обложке тома? Какая краткая информация о деле понадобится через 10, 15, 50 лет? В этой статье можно скачать файл обложки дела, а также образец ее заполнения. Форма соответствует новым , изданным в 2015 году.

Обложки получают дела, которые принято оформлять полностью. О разнице между полным и частичным оформлением дел рассказывается в . Обложка наклеивается на бумажный том дела. Рекомендуется использовать при этом не клей-карандаш, а качественный жидкий ПВА: он надежнее.

Титульный лист дела: образец и форма

Посмотрим на образец заполнения титульного листа дела (все картинки кликабельны):

Объяснять тут практически нечего, с заполнением полей справится даже начинающий архивариус. Отметим только, что в архиве организации верхняя строка не заполняется. Если (или когда) дело будет передано в архив, ее заполнят от руки. В поле «Хранить» желательно указывать не только положенное по перечням количество лет, но и тот год, когда дело можно уничтожить. К это не относится.

Небольшая таблица внизу называется «архивный шифр дела» и расшифровывается так:

Ф. № – номер фонда, к которому относится дело (не заполняется, если организация не учитывает свои фонды);

Оп. № – номер , в которую внесен этот том (не заполняется, если не ведутся описи);

Д. № — номер дела по , который тоже не заполняется, если компания умудрилась дойти до оформления дел без номенклатуры. В делах постоянного хранения и по личному составу здесь указывается порядковый номер дела по описи.

Docx, 15 кБ

Титульный лист электронного дела

Если организация помещает в свой архив электронные дела на дисках, то титульный лист дела оформляется по той же форме с одной лишь поправкой: вместо количества листов дела указывается его объем.

Оформление обложки дела – последний и очень важный этап формирования дела. Как сделать это правильно и не пропустить ни одной детали, расскажем в статье.

Скачать обложку дела постоянного хранения

Обложка дела образец оформления для архива. Оформление обложки дела: важна каждая деталь

Оформление обложки дел Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела.

На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения: & название организации; & название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось; & индекс дела по номенклатуре дел; & заголовок дела; & срок хранения дела или надпись «Хранить постоянно» (переносятся из номенклатуры дел). На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименова-ния государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. При изменении наименования организации(структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наимено-вание организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Образец обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в федеральном архиве

N __________________ ¦ ¦ ¦ ¦Оп.

N _________________ ¦ ¦ ¦ ¦Д. N __________________ ¦ —————————

Помощь юриста на сайте

  1. Составим качественно юридический документ
  2. Задайте вопрос и получите ответ в течение 10 минут
  3. Специализируемся во всех областях права

Спросить юриста Договоры по группам Договоры по тегам Цитата на века Признаваясь в мелких недостатках, мы тем самым стараемся убедить окружающих в том, что у нас нет крупных.

Дела постоянного хранения

Данный Перечень был утвержден приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 №558.

Некоторые из таких документов, для которых Перечнем установлен постоянный срок хранения, приведены в таблице.

Наименование документа Вид документа
Положения о структурных подразделениях и подразделениях в составе структурных подразделений Разработанные и утвержденные в организации
Доверенности Выданные руководителем, подтверждающие полномочия представлять интересы организации, генеральные доверенности на право управления имуществом
Структурные схемы организации управления и пояснительные записки к ним Разработанные и утвержденные в организации
Штатные расписания Разработанные и утвержденные в организации
Номенклатуры дел (типовые и примерные) и должностей, классификаторы дел и документов Разработанные и утвержденные в организации
Акты приема-передачи с приложениями Составленные в случае смены руководителя
Справки, сводки, информационные и докладные записки Касающиеся основной (профильной) деятельности организации
Положения о лицензировании отдельных видов деятельности и перечни видов лицензируемой деятельности Разработанные и утвержденные в организации
Реестры акционеров, выписки из реестров акционеров, реестры владельцев ценных бумаг Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
Докладные записки, справки, акты отчеты по проверкам организации По профильным направлениям деятельности компании
Обращения граждан Жалобы на серьезные недостатки и случаи коррупции, предложения творческого характера
Описи дел Постоянного хранения, утвержденные

Кроме этих документов в отдельные дела постоянного также подшиваются, например: учредительные, уставные и регистрационные документы организации; распорядительные документы предприятия; годовые программы и отчеты, в том числе сводные, отчеты в ФНС и внебюджетные фонды, а также бухгалтерские балансы.

Обложка дела – образец оформления

Приведенный ниже образец используется в полном объеме при оформлении обложки дела, все его элементы для заполнения являются обязательными. ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ГОРКА» (ОАО «Горка»)

Переписка с Администрацией Гатчинского района по основным вопросам деятельности организации 11 января 2013 г. ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ОТЛИВ» (ООО «Отлив»)

17 июня 2008 г.

09 августа 2014 г. На 57 листах Хранить 75 лет ЭПК ст.

Оформление обложки дела: важна каждая деталь

Если на предприятии действует централизованная , то дела формируются службой ДОУ, а если действует смешанная форма, то службой ДОУ совместно с сотрудниками тех отделов, где были созданы данные деловые бумаги.

Поэтому стоит напомнить эти правила:

В дело группируются деловые бумаги за один календарный год.

Исключение составляют судебные и , а также деловые бумаги выборных органов. Деловые бумаги постоянного и временного распределяются по разным делам.

Если бумаги относятся к одному вопросу и имеют разный срок хранения, то они могут быть временно объединены в одно дело. В состав дела входит только один экземпляр каждой деловой бумаги.

Образец титульного листа (обложки) дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

N ____________________¦ ¦Оп. N ____________________¦ ¦Д. N ____________________¦ —————————-

Помощь юриста на сайте

  1. Составим качественно юридический документ
  2. Задайте вопрос и получите ответ в течение 10 минут
  3. Специализируемся во всех областях права

Спросить юриста Договоры по группам Договоры по тегам Цитата на века Соперничество — пища для гения. (Ф. Вольтер) © 2019 Все-документы.ру.

. Сайт-помощник по составлению различных договоров.

Шаблоны и бланки. Всё готово, от вас — вставить в редакторе свои данные и распечатать. Если у вас есть шаблон, который бы вы хотели разместить здесь, воспользуйтесь обратной связью. |

Картонная обложка для дел постоянного хранения

Желтая полоса – обычный двусторонний скотч.

Он будет держать крышку на обороте. Приступаем к работе. Пробиваем обе крышки дыроколом. Листы тома у меня уже готовы, но еще не сшиты.

Складываем наше дело. Снизу вверх: нижняя крышка, листы дела, верхняя крышка.

Сшиваем как обычно в 4 прокола. Вот как выглядит картонная обложка сшитого тома с лицевой стороны: Вот как с оборотной: Теперь отворачиваем назад широкое поле из бумвинила. Снимаем защитную бумажку с двустороннего скотча и приклеиваем наш корешок с оборотной стороны.

Вот что получается. Это – оборотная сторона: Так выглядит дело с лицевой стороны.

Обратите внимание – картонная обложка уже расчерчена, ее можно .

Необязательно распечатывать и наклеивать титульный лист.

Дело в раскрытом виде. Сшитый том свободно открывается, можно читать, можно ксерокопировать. Для дела постоянного хранения такую обложку можно назвать лучшим решением.

Форма обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу ОАО «РЖД»

N _________ ¦ ¦Оп. N _________ ¦ ¦Д. N _________ ¦ ——————

Помощь юриста на сайте

  1. Задайте вопрос и получите ответ в течение 10 минут
  2. Специализируемся во всех областях права
  3. Составим качественно юридический документ

Спросить юриста Договоры по группам Договоры по тегам Цитата на века Чтобы пробить стену лбом нужен или большой разбег, или много лбов.

(А. Азольский) © 2019 Все-документы.ру. . Сайт-помощник по составлению различных договоров.

Шаблоны и бланки. Всё готово, от вас — вставить в редакторе свои данные и распечатать. Если у вас есть шаблон, который бы вы хотели разместить здесь, воспользуйтесь обратной связью. |

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

N ________________ ¦ __________________________________ ¦ ¦ ¦Д.

Источник: http://domzalog.ru/skachat-oblozhku-dela-postojannogo-hranenija-66644/

Луч закона
Добавить комментарий