Планирование работы архива организации. Планирование в государственных архивах и архивах учреждений. Обеспечение сохранности документов

Образец плана работы архива учреждения. Планирование в государственных архивах и архивах учреждений

Планирование работы архива организации. Планирование в государственных архивах и архивах учреждений. Обеспечение сохранности документов

24.06.2019

.
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

С.В. Тиханович, начальник отдела комплектования Российского государственного архива научно-технической документации

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

В первую очередь вспомним основные функции архива – их всего пять:

  • хранение документов;
  • учет документов;
  • комплектование архива;
  • обеспечение сохранности документов;
  • использование документов.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Хранение документов

Хранение документов – это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.

Архив и склад – это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.

Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.).

Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию.

Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.

Учет документов. Составление научно-справочного аппарата к документам

Учет документов – это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт), где будут указаны:

  • количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
  • количество листов каждого дела.

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.

Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах. Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.

Наш совет

Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию – отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).

Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.

Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.

Выполнение работ – в течение года.

Комплектование архива

Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.

Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.

При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел. Для сотрудника архива номенклатура дел – это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год.

Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов. Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:

  • документы должны быть сброшюрованы;
  • листы в деле должны быть пронумерованы;
  • должны быть оформлены титульный и заверительный листы. На титульном листе указываются наименование организации – создателя данного документа (разработчика), заголовок дела (может быть наименование структурного подразделения), дата, количество листов, срок хранения дела, статья по перечню.

Выполнение работ – в течение года.

Обеспечение сохранности документов

В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.).

Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность – к появлению на документах грибка и плесени.

Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.

При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.

Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.

Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации документа.

Выполнение работ:

  • санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива – один раз в год, санитарный день – один раз в месяц;
  • снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы – не реже двух раз в неделю;
  • контроль сохранности информации на электронных носителях – не реже одного раза в три года.

Использование документов

Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д.

Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование.

Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.

Помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение – исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана прежде всего с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).

Поступающие запросы регистрируют, подготовленные по запросам документы (справки) подписываются руководителем организации и заверяются печатью.

Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:

  • для сотрудников организации – руководителем (заведующим) архива;
  • для сотрудников сторонних организаций – разрешением руководителя организации на основании письменного запроса.

Выполнение работы – в течение года.

Приведем пример плана работы архива на год.

План работы архива на год

Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:

1. Плановый прием документов в архив.

2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.

3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.

4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель

5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).

6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов.

1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).

МесяцДополнительные виды работ
  1. Подготовка и передача в структурные подразделения информации о необходимости подготовить документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи их в архив (в виде служебных записок, выписки из приказа руководителя, распоряжения председателя экспертной комиссии и др.).
  2. Передача в структурные подразделения номенклатуры дел отделов для формирования и ведения делопроизводства *.
  3. Прием закрытых производством дел в архив на основании передаточных актов (описей) **.
  4. Составление отчета о работе архива за IV квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.) и за год
Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях для технических архивов
Составление отчета за I квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.))
Проверка состояния сохранности документов на бумажных носителях

Источник: https://buhof.ru/kreditnye-card/obrazec-plana-raboty-arhiva-uchrezhdeniya-planirovanie-v-gosudarstvennyh-arhivah-i-arhivah-uchrezhdenii/

План работы архива на год

Планирование работы архива организации. Планирование в государственных архивах и архивах учреждений. Обеспечение сохранности документов

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

В первую очередь вспомним основные функции архива – их всего пять:

  • хранение документов;
  • учет документов;
  • комплектование архива;
  • обеспечение сохранности документов;
  • использование документов.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Учет документов. Составление научно-справочного аппарата[1] к документам

Учет документов – это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт), где будут указаны:

  • количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
  • количество листов каждого дела.

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.

Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах. Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.

Наш совет

Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию – отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).

Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.

Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Выполнение работ – в течение года.

Перечень методических разработок, подготовленных государственными архивными учреждениями, подведомственными комитету по делам архивов Нижегородской области в 2012 году

Планирование работы архива организации. Планирование в государственных архивах и архивах учреждений. Обеспечение сохранности документов

1. Временный регламент оцифровки архивных документов ГКУ ГАСДНО (ГКУ Государственный архив специальной документации Нижегородской области. Составитель А.В.Лядова, начальник отдела использования документов и информационной работы ГКУ ГАСДНО).

Временный регламент отражает новое направление архивной  работы – перевод документов в электронный вид (оцифровка) документов и определяет порядок работы с ними.

2. Памятка «Подготовка и проведение конференции» (ГКУ Государственный архив специальной документации Нижегородской области. Составитель Л.Ю.Ганюшкина, главный архивист отдела использования документов и информационной работы ГКУ ГАСДНО).

В памятке обобщён результат опыта работы ГКУ ГАСДНО по организации и проведению конференций.

3. Памятка «Выдача материалов справочно-информационного фонда ГКУ ЦАНО» (ГКУ Центральный архив Нижегородской области. Составитель М.М.Фельдман, начальник отдела организационной и методической работы ГКУ ЦАНО).

Цель и задача памятки – обеспечение сохранности материалов справочно-информационного фонда архива.

4. Регламент работы ГКУ ЛОСДНО с государственными архивными учреждениями Нижегородской области (ГКУ Лаборатория обеспечения сохранности документов Нижегородской области. Составители И.Б.Гусев, главный инженер, Т.В.Кузьмина, начальник отдела микрофильмирования и технологического оборудования ГКУ ЛОСДНО).

Регламент отражает порядок работы ГКУ ЛОСДНО с государственными архивами Нижегородской области.

5. Временный регламент оцифровки архивных документов в ГКУ ЦАНО (ГКУ Центральный архив Нижегородской области. Составитель В.Н.Плотников, заместитель директора ГКУ ЦАНО).

Временный регламент определяет порядок работы архива по переводу документов в электронный вид с учётом имеющегося оборудования и программного обеспечения.

6. Временный регламент оцифровки архивных документов в ГКУ ГОПАНО (ГКУ Государственный общественно-политический архив Нижегородской области. Составитель О.Д.Крупнова, начальник отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем ГКУ ГОПАНО).

Временный регламент разработан с учётом имеющегося оборудования и программного обеспечения архива.

7. Временный регламент оцифровки аудиовизуальных документов в ГКУ ГАрхАДНО (ГКУ Государственный архив аудиовизуальной документации Нижегородской области. Составители П.А.Вершинин, главный архивист отдела сохранности и государственного учёта документов, Е.С.Шокурова, начальник отдела комплектования, использования и публикации документов, С.Ю.Пожарская, заместитель директора ГКУ ГАрхАДНО).

Временный регламент подготовлен для организации в архиве соответствующего порядка подготовки и передачи архивных документов для оцифровывания, хранения и учёта цифровых копий в виде электронных документов и передачи цифровых копий в фонд пользования.

8. Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемых ГКУ ГОПАНО (ГКУ Государственный общественно-политический архив Нижегородской области. Составитель Т.Г.Добровольская, заместитель директора ГКУ ГОПАНО).

Нормы времени и выработки на основные виды работ подготовлены в соответствии с нормативными документами, результатами хронометражных наблюдений и описанием рабочих технологических процессов.

9. Нормы времени и выработки на работы, выполняемые ГКУ ЦКВАДНО (ГКУ Центр комплектования ведомственных архивов и делопроизводства Нижегородской области. Составитель О.Л.Клешнина, заместитель директора ГКУ ЦКВАДНО).

Нормы времени и выработки разработаны в целях более эффективного использования бюджета рабочего времени, для утверждения новых видов работ, ранее неучтённых в номенклатуре архива, перечне и калькуляции платных работ и услуг.

10. Краткий курс лекций профессиональной подготовки архивиста 2 и 1 категорий ГКУ ГАСДНО (ГКУ Государственный архив специальной документации Нижегородской области. Составитель У.Н.Белова, заместитель директора ГКУ ГАСДНО).

Краткий курс лекций профессиональной подготовки архивиста 2 и 1 категорий разработан с целью создания необходимой методической базы для повышения деловой квалификации специалистов архива. 

Обеспечение безопасности и сохранности документов, учёт архивных документов 

1. Памятка по нумерации листов в делах (ГКУ Центральный архив Нижегородской области. Составитель С.В.Андреянова, заведующий архивохранилищем ГКУ ЦАНО).

В памятке показаны особенности заполнения листов-заверителей архивных дел.

2. Схема учёта документов в ГКУ ГАНО, г.Арзамас (ГКУ Государственный архив Нижегородской области, г.Арзамас. Составитель В.В.Захарова, главный хранитель фондов ГКУ ГАНО, г.Арзамас).

В схеме учёта отражён порядок учёта архивных документов. 

Создание и усовершенствование НСА 

1. Памятка по переработке описей проектной документации ф.Р-31 Горьковское отделение Государственного института проектирования на речном транспорте «Гипроречтранс» (ГКУ Государственный архив специальной документации Нижегородской области. Составитель В.А.Савихина, зав.архивохранилищем ГУ ГАСДНО).

В памятке отражена специфика переработки описи проектной документации.

2. Памятка «Экспертиза ценности и описание документов ф.Р-7863 Нижегородская областная редакция Книги памяти» (ГКУ Государственный общественно-политический архив Нижегородской области. Составители Т.Г.Добровольская, заместитель директора, Н.П.Егошина, главный архивист ГКУ ГОПАНО).

Памятка предназначена для проведения экспертизы ценности документов фонда Р-7863 Нижегородская областная редакция Книги памяти, определяет виды документов, подлежащих полистному просмотру и отбору на постоянное хранение, а также документов, не подлежащих хранению.

3. Рабочая инструкция по использованию и заполнению полей базы данных «Клировые ведомости» (ГКУ Центральный архив Нижегородской области. Составитель А.С.Гамаев, начальник отдела информационно-поисковых систем ГКУ ЦАНО).

Рабочая инструкция предназначена для ввода, хранения и оперативного поиска сведений справочного характера о священнослужителях и церквях Нижегородской губернии.

4. Инструкция по использованию баз данных в читальном зале ГКУ ЦАНО (ГКУ Центральный архив Нижегородской области. Составитель В.Н.Плотников, заместитель директора ГКУ ЦАНО).

В инструкции отражён порядок работы по использованию 5 баз данных, установленных на компьютере в читальном зале архива.

5. Справочник по фондам ГКУ ГОПАНО (ГКУ Государственный общественно-политический архив Нижегородской области. Составители Т.Г.Добровольская, М.А.Марченко, заместители директора ГКУ ГОПАНО).

Справочник по фондам архива подготовлен в электронном формате, размещён на сайте государственной архивной службы Нижегородской области.

6. Памятка пользователям читального зала ГКУ ГАНО, г.Арзамас по работе с научно-справочным аппаратом архива (ГКУ Государственный архив Нижегородской области, г.Арзамас. Составитель Ю.В.Панина, главный архивист отдела информационно-поисковых систем и использования документов ГКУ ГАНО, г.Арзамас).

В памятке представлен НСА для пользователей читального зала архива. 

Формирование архивного фонда 

1. Памятка по проведению научно-технической обработки документов по личному составу в ГКУ ГАНО, г.Балахна (ГКУ Государственный архив Нижегородской области, г.Балахна. Составитель О.В.Лукина, начальник отдела комплектования документов, ведомственных архивов, делопроизводства ГКУ ГАНО, г.Балахна).

В памятке рассмотрены вопросы отбора документов, экспертизы ценности, систематизации, технической обработки документов, составления описей дел по личному составу.

2. Анкета изучения состояния хранения, учёта и использования электронных документов, хранящихся в организации (ГКУ Государственный архив специальной документации Нижегородской области. Составители Е.Е.Ёрохова, начальник отдела, А.Е.Анфилова, главный архивист отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ГКУ ГАСДНО).

Анкета подготовлена для анкетирования организаций-источников комплектования государственными архивами Нижегородской области.

3. Примерная номенклатура дел учреждения здравоохранения Нижегородской области (ГКУ Центр комплектования ведомственных архивов и делопроизводства Нижегородской области. Составитель О.Ю.Терменева, и.о.начальника отдела формирования архивных фондов ГКУ ЦКВАДНО).

Примерная номенклатура дел является методическим пособием и носит рекомендательный характер. В неё включены наиболее характерные документы, образующиеся в деятельности ЛПУ Нижегородской области.

4. Примерная номенклатура дел детско-юношеских спортивных школ (ГКУ Центр комплектования ведомственных архивов и делопроизводства Нижегородской области. Составитель О.Л.Клешнина, заместитель директора ГКУ ЦКВАДНО).

Примерная номенклатура дел составлена в целях оказания методической и практической помощи работникам ДЮСШ в правильной постановке и ведении делопроизводства. 

Использование архивных документов 

1. Методические рекомендации «Особенности исполнения запросов имущественного характера по документам ГКУ ЦАНО» (ГКУ Центральный архив Нижегородской области. Составитель А.Ю.Грезнев, ведущий архивист отдела информационного обеспечения и использования документов ГКУ ЦАНО).

Методические рекомендации подготовлены для оказания практической помощи сотрудникам архива в исполнении данной категории запросов.

Источник: http://www.archiv.nnov.ru/?id=5777

Луч закона
Добавить комментарий