Журнал учета об уничтожении документов образец. Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению. Акты структурных подразделений

Образец акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Журнал учета об уничтожении документов образец. Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению. Акты структурных подразделений

Уничтожение документов в организации — необходимая процедура, которую нужно проводить регулярно. Как подготовить акт о выделении документов к уничтожению, расскажем в статье.

Правила уничтожения документов

Правила уничтожения деловых бумаг с истекшими сроками хранения для всех организаций одинаковы. Обычно это логическое завершение экспертизы ценности (ЭЦ) бумаг. Самая массовая группа документов, которые уничтожают, — дела временного хранения со сроками хранения до десяти лет.

Выделяет деловые бумаги для утилизации экспертная комиссия (ЭК) организации. Это коллегиальный совещательный орган при руководителе организации, который принимает решение об архивном хранении деловых бумаг или их утилизации. ЭК создается приказом руководителя организации.

ЭК состоит из должностных лиц, которые могут дать профессиональную оценку бумагам разных систем документации. Грамотно оценить деловые бумаги по личному составу может только начальник отдела кадров, деловые бумаги бухгалтерского и налогового учета — главный бухгалтер и т. д.

Экспертиза ценности деловых бумаг, проводящаяся в делопроизводстве по завершении календарного года, заключается в разделении дел, находящихся на хранении в структурных подразделениях организации, на три группы:

подлежащие передаче в архив организации (деловые бумаги постоянного срока хранения, бумаги со сроком хранения свыше 10 лет и бумаги по личному составу).

подлежащие выделению к утилизации в связи с истечением сроков их хранения.

Бумаги, сроки хранения которых не истекли, в связи с чем они должны находиться на хранении.

На первую группу деловых бумаг составляются описи, по которым они передаются в архив организации. На вторую группу — акты о выделении к утилизации, не подлежащих хранению. Третья группа деловых бумаг продолжает храниться в структурных подразделениях до истечения сроков их хранения.

Оценивают деловую бумагу, чтобы определить: имеет ли она после окончания срока хранения практическую, научную, историческую или любую другую ценность. Если бумага ценная, то ЭК решает продлить срок ее хранения. Если нет — она уничтожается. До того как срок хранения истечет, вопрос об оценке деловой бумаги не поднимается и она хранится, даже если ЭК в полном составе считает его ненужным.

Составление акта о выделении документов к уничтожению

Уничтожение деловых бумаг оформляют актом, в котором фиксируют факт утилизации и приводят основание для данной процедуры — ссылку на источник срока хранения. Это могут быть перечни бумаг, другие нормативные правовые акты, протокол ЭК.

Предложения к акту (свои проекты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляют структурные подразделения организации.

На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства или секретарь составляет акт о выделении к уничтожению деловых бумаг, не подлежащих хранению.

Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, должен быть утвержден руководителем организации, после чего дела могут быть уничтожены.

На деловые бумаги с истекшими сроками хранения, отобранные для утилизации, в структурных подразделениях составляются акты, которые затем сводятся службой делопроизводства в один акт по установленной форме (см. ниже). В нем выделяются разделы, соответствующие структурным подразделениям, название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

В конце составляется итоговая запись, в которой указывается общее количество дел, выделенных для утилизации, и запись, подтверждающая фактическую передачу деловых бумаг в пункт приема вторсырья на переработку.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором он составлен.

Форма акта о выделении документов к уничтожению

Форма акта приведена в приложении 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). 

Уничтожить деловые бумаги нужно способом, который исключает возможность восстановить информацию. Поэтому нельзя пускать деловые бумаги на черновики или разрывать.

Уничтожить бумаги организация может сама, если у нее, например, есть промышленный шредер – обыкновенные «кабинетные» шредеры для масштабной утилизации деловых бумаг не подходят.

Также можно воспользоваться услугами специализированной компании.

Графы 1, 2, 3, 6 и 7 являются обязательными, а графы 4 и 5 заполняются в том случае, если выделение деловых бумаг для утилизации проводится в архиве организации (имеются в виду документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения и деловые бумаги по личному составу, выделение для утилизации которых проводится по истечении сроков их хранения уже в архиве).

Справка

Cрок хранения истек

Дела отбираются к уничтожению и включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором он составляется.

На деловые бумаги с отметкой «ЭПК» может составляться отдельный акт о выделении деловых бумаг для утилизации. 

В нем указываются:

дата и место его составления, наименование перечня, в соответствии с которым проводилась экспертиза ценности документов, годы, за которые выделяются к уничтожению документы, заголовки дел, количество дел (единиц хранения), сроки хранения и номера статей по перечню.

Если к уничтожению выделяются деловые бумаги, имеющие одинаковые заголовки (дела, состоящие из нескольких томов, или дела за несколько лет), в акт вносится групповой заголовок документов дела, а количество дел (единиц хранения) указывается в графе 6, например:

Справка

Хранение деловых бумаг, отобранные для утилизации

Деловые бумаги, отобранные для утилизации, должны храниться отдельно от документов, подлежащих передаче в архив организации и быть систематизированы по группам в соответствии с тем, как они включены в акт о выделении к уничтожению.

Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, отобранные для утилизации дела физически не уничтожаются до утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного органа и утверждения описей дел руководителем организации.

Акты согласовываются с экспертной комиссией организации и утверждаются руководителем организации. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в нем указывается, что описи дел постоянного хранения за те же годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК архивного учреждения, при этом делается ссылка на дату и номер протокола ЭПК.

Организации — источники комплектования государственного или муниципального архива, как правило, представляют акты о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК» на рассмотрение ЭПК архивного органа в двух экземплярах вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу.

Уничтожение дел с истекшими сроками хранения, включенных в акт, производится только после утверждения руководителем организации описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период. Накладная (или иной документ), выданная пунктом приема вторсырья и подтверждающая прием деловых бумаг для утилизации, хранится в организации вместе с актом.

Источник:

6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию

Как заполнить акт об уничтожении документов?

Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности.

Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и налоговых деклараций.

Источник: http://allzakon.ru/obraztsy/obrazets-akta-o-vydelenii-k-unichtozheniyu-dokumentov-ne-podlezhashhih-hraneniyu.html

Образец акта на уничтожение документов

Журнал учета об уничтожении документов образец. Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению. Акты структурных подразделений

За годы работы любая компания накапливает лишнюю документацию, избавиться от которой правильно поможет акт об уничтожении документов.

Этот несложный в оформлении документ зафиксирует, от чего именно и каким образом избавилась фирма.

Рассказываем, в каких ситуациях и по каким причинам утилизируют утратившие силу бумаги, у кого есть такое право, что написать в акте об уничтожении и сколько его хранить.

Причины утилизации документов

Деятельность любой средней или крупной компании сопряжена с бумажной работой, итогом которой становится накопление килограммов лишней документации.

Часть устаревших договоров, приказов, распоряжений, отчётов не имеет никакой ценности. Чтобы архив предприятия не зарастал лишними бумагами, важно своевременно утилизировать их.

Законная причина избавления от ненужных документов только одна — истёкший срок хранения.

Никаких других оснований для избавления от приказов, актов и договоров не может быть. Перед сдачей в архив все дела проходят тщательную обработку. Например, секретарь или архивариус должны не только сортировать их по группам, видам и годам, но и своевременно избавляться от черновиков, вторых экземпляров и копий.

Учтите, что истечение срока хранения необязательно должно становиться причиной утилизации. Если документ требуется в работе, можно и нужно сохранить его.

Чтобы не загромождать архив лишними бумагами, рекомендуется своевременно уничтожать документы с истекшим сроком хранения

Порядок утилизации документов

Однако при избавлении от лишней части архива необходимо соблюсти определённый порядок. Сначала архивариусы или секретарь составляют список документации, подлежащей утилизации. Это будут приказы, решения, договоры, отчёты с истёкшим сроком хранения (в архиве есть регламент, где указано, сколько хранятся разные виды документации).

На следующем этапе готовятся акты о выделении документов к уничтожению. Это таблица, где указаны:

  • заголовок дела — в архивах дела сгруппированы подшивками, например, «Приказы генерального директора»;
  • годы;
  • количество дел или листов;
  • сроки хранения;
  • в каком виде передаются — папками, коробками, россыпью.

Когда акты на уничтожение готовы, создаётся комиссия. Достаточно двух сотрудников из разных структурных подразделений и представителя руководства. Они оценивают предлагаемый список, проводят экспертизу документов на уничтожение, чтобы по ошибке не утилизировать то, что пока нельзя или что может потребоваться в работе.

Затем комиссия выбирает способ уничтожения: сжигание, измельчение ручную или шредером, передачу специализированной компании по утилизации бумаг. Сжигание трудно безопасно организовать в офисных условиях. Рвать вручную большие объёмы бумаг займёт много времени.

Шредер справляется с небольшими партиями бумаг, но его нужно отдельно покупать или арендовать.

Сдать часть архива специализированной компании, которая уничтожит его — самый простой вариант (если в передаваемых бумагах нет секретных данных или подрядчик гарантирует конфиденциальность).

Далее пишут отдельный акт или делают отметку, что документы уничтожены в уже подготовленных актах на уничтожение.

Обзор законодательства

У любой организации есть право разработать собственный порядок утилизации устаревшей части архива. В его основу стоит положить:

  • Закон об архивном деле.
  • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учёте.
  • Перечень типовых управленческих архивных документов.
  • Основные правила работы архивов организаций.

Необходимо соблюдать законодательно установленные сроки хранения разных категорий. Например, у бухгалтерских документов он не может быть меньше 5 лет с даты окончания отчётного периода. В остальном компании свободны в обращении с документацией, методах её утилизации и документальном оформлении.

Образец акта об уничтожении документов

Образец Акта об уничтожении документов

Рассмотрим образец акта на уничтожение документов. У него нет единой унифицированной формы, поэтому любое юридическое лицо вправе разработать свой вариант бланка. Рекомендуется отразить в шаблоне следующую информацию:

  • наименование и реквизиты фирмы;
  • наименование документа;
  • состав комиссии, приказ о её создании (номер и дата);
  • номер акта на уничтожение, который подготовили в архиве;
  • список утилизированной документации в виде таблицы, с указанием категории, сроков хранения и количества листов (папок, коробок, килограмм);
  • способ уничтожения;
  • дата;
  • подписи всех членов комиссии.

Скачать: Акт об уничтожении документов (образец заполнения) и Акт об уничтожении документов (пустой бланк)

Срок хранения актов об уничтожении

Другой важный вопрос — сколько составляет срок хранения актов об уничтожении документов. Время обязательного хранения таких документов составляет 5 лет, но рекомендуется сохранять их весь период существования компании. Дело в том, что подтверждение уничтожения того или иного акта, отчёта или договора может потребоваться даже через несколько лет. Например, в суде.

Заключение

Уничтожать архив предприятия с истёкшим сроком хранения может только специально созданная комиссия, которая проведёт экспертизу и подтвердит, что они утратили силу и не представляют ценности для компании.

Утилизация обязательно оформляется актом, в котором перечисляют, что именно и в каком виде уничтожено.

У такого акта нет унифицированной формы, но рекомендуется представлять информацию в виде таблицы с точным указанием наименований, годов и количества утилизированных документов.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/obrazets-akta-na-unichtozhenie-dokumentov.html

Акт об уничтожении документов

Журнал учета об уничтожении документов образец. Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению. Акты структурных подразделений

Когда истекает срок хранения документа, он может быть уничтожен. Но уничтожить не означает пустить на черновики, отдать школьникам на макулатуру (бывает и такое

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=6036

Акт о выделении документов к уничтожению: констатируем и обосновываем

Журнал учета об уничтожении документов образец. Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению. Акты структурных подразделений

Уничтожение документов в организации — необходимая процедура, которую нужно проводить регулярно. Как подготовить акт о выделении документов к уничтожению, расскажем в статье.

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Журнал учета об уничтожении документов образец. Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению. Акты структурных подразделений

95

Продолжение приложения № 28

Документы в количестве ____________________________________________________ дел, (цифрами и прописью)

весом ________________________________ кг сданы в ______________________________

(наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______________№ ____________

Наименование должности работника

федерального органа исполнительной

власти, сдавшего документы

Подпись

Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива (службы ДОУ), внесшего

изменения в учетные документы

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 × 297 мм)

96

Приложение № 29

к п. 3.8.1.

Журнал учета печатей и штампов

Оттиск

печати

Наименова-

Дата

по-

Предприятие-

Кому

выда-

п/п

(штампа)

ние

печати

лучения

изготовитель,

на

(долж-

(штампа)

печати

дата и № со-

ность,

под-

(штампа)

проводитель-

разделение)

от изгото-

ного

доку-

вителя

мента

1

2

3

4

5

6

Роспись ра-

Дата возврата

Роспись работ-

Дата уничтоже-

Дата, номер

ботника

печати

ника

ния печати

акта

7

8

9

10

11

97

Приложение № 30

к п. 3.8.2.

Журналы учета бланков документов

Журнал учета поступления бланков

Наименова-

Дата

Дата и №

Наименование

Кол-во

Серия и

ние вида

посту-

сопроводи-

организации –

экз. блан-

номера

бланка

пле-

тельного до-

поставщика блан-

ков

гербовых

ния

кумента

ков

бланков

1

2

3

4

5

6

Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения

Наименование

Кол-во

Серия и но-

Наименование

Расписка

Примеча-

вида гербового

экз.

мера гербо-

подразделе-

в полу-

ния

бланка

бланков

вых бланков

ния, Ф.И.О.

чении

получателя

1

2

3

4

5

6

98

СОДЕРЖАНИЕ

I. Общие положения…………………………………………

Ошибка! Закладка не определена.

II. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по

делопроизводству……………………………………………..

Ошибка! Закладка не определена.

III. Структура и содержание Инструкции по делопроизводству…………..

Ошибка!

Закладка не определена.

3.1. Общие положения…………………………………..

Ошибка! Закладка не определена.

3.2. Основные понятия…………………………………

Ошибка! Закладка не определена.

3.3. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

………………………………………………………………………

Ошибка! Закладка не определена.

3.3.1. Бланки документов…………………………

Ошибка! Закладка не определена.

3.3.2.Оформление реквизитов документовОшибка! Закладка не определена.

3.3.3.Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых

актов……………………………………………………….

Ошибка! Закладка не определена.

3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов федерального органа

исполнительной власти……………………………

Ошибка! Закладка не определена.

3.3.5. Оформление отдельных видов документов в федеральных органах

исполнительной власти……………………………

Ошибка! Закладка не определена.

3.3.5.1. Состав документов федерального органа исполнительной власти

……………………………………………………………….

Ошибка! Закладка не определена.

3.3.5.2. Приказ, распоряжение………………….

Ошибка! Закладка не определена.

3.3.5.3.Положение, правила, инструкция…Ошибка! Закладка не определена.

3.3.5.4.Протокол заседания (совещания)….Ошибка! Закладка не определена.

3.3.5.5. Служебная переписка…………………..

Ошибка! Закладка не определена.

3.3.3.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

……………………………………………………………….

Ошибка! Закладка не определена.

3.4. Организация документооборота…………….

Ошибка! Закладка не определена.

3.4.1. Принципы организации документооборота…………

Ошибка! Закладка не

определена.

Ошибка!

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов………..

Закладка не определена.

Ошибка! Закладка не

3.4.3. Предварительное рассмотрение документов……….

определена.

Ошибка! Закладка не

3.4.4. Регистрация поступающих документов………………

определена.

3.4.5. Порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей….. Ошибка!

Закладка не определена.

3.4.6. Организация работы с отправляемыми документами Ошибка! Закладка

не определена.

Ошибка! Закладка не

3.4.7. Регистрация отправляемых документов……………..

определена.

Ошибка! Закладка не определена.

3.4.8. Отправка документов……………………..

99

3.4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов Ошибка! Закладка

не определена.

3.4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции….. Ошибка!

Закладка не определена.

Ошибка! Закладка не

Источник: https://StudFiles.net/preview/3962078/page:16/

Луч закона
Добавить комментарий